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CGU novaRéseaux

Conditions Générales d’Utilisation de novaRéseaux

novaRéseaux est une solution éditée par Novadys

novadys

3, espace Raymond Aron CS 80547 – Saint-Martin sur le Pré – 51013 Châlons-en-Champagne cedex Tél. : 03.26.65.21.26.

Date de publication : 24 Janvier 2022

Date d’entrée en vigueur : 01 Mars 2022

Merci d’avoir choisi novaRéseaux ! Notre mission est de créer une façon plus ouverte de travailler en fournissant une plateforme intuitive et unifiée pour collaborer avec les autres et libérer votre énergie créative. Nous expliquons ici comment nous collectons, utilisons et traitons vos informations personnelles lorsque vous utilisez nos sites Web, logiciels, applications mobiles (ci-après dénommée « l’Application ») et Services (ci-après les « Services« ).

Les présentes conditions générales d’utilisation (ci-après dénommées « CGU ») ont pour objet de déterminer aussi les règles d’utilisation de l’Application.

En accédant à l’Application sur votre terminal et/ou en accédant à l’Application WEB, vous acceptez sans condition ni réserve l’intégralité des CGU définies ci-après. Si vous ne souhaitez pas accepter les présentes CGU, nous vous demandons de ne pas accéder à l’Application.

Toute utilisation de l’Application doit se faire dans le respect des présentes CGU.

Quelles données et pour quelles raisons

Nous collectons et utilisons les informations suivantes afin de fournir, d’améliorer et de protéger nos Services :

Informations sur le compte. Nous collectons et associons à votre compte les informations que vous nous fournissez lorsque vous effectuez des opérations comme vous connecter à votre compte, modifier des enregistrements (travaux, commentaires, etc.).

Vos Données. Nos Services sont conçus pour gérer l’ensemble des activités d’une organisation par la gestion de tous les types de tâches qu’elles soient individuelles, collectives et d’entreprise (ci-après vos “Données”), de collaborer avec d’autres Utilisateurs et de travailler sur plusieurs appareils. Pour rendre ces actions possibles, nous stockons, traitons et transmettons vos Données entre vos différents périphériques, ainsi que les informations qui y sont associées. Nos Services vous proposent différentes options pour rendre accessible vos Données. L’une des finalités de l’Application étant le travail collaboratif, chaque Utilisateur est informé que les éléments de son profil, renseigné par ses soins, est visible de l’ensemble des Utilisateurs de l’Application. En renseignant son profil, l’Utilisateur donne son accord pour qu’il soit visible des autres. Les données publiées dans l’Application (nom, prénom, adresse de courrier électronique, organisme de rattachement, etc.) peuvent être assimilées à un annuaire et sont réservées à l’usage exclusif des Utilisateurs de l’Application et aux seules fins de leur permettre d’entrer en contact les uns avec les autres. Elles ne font l’objet d’aucune communication à des tiers. Il est interdit d’extraire, de stocker, de reproduire, de représenter ou de conserver, directement ou indirectement, sur un support quelconque, par tout moyen et sous toute forme que ce soit, tout ou partie qualitativement ou quantitativement substantielle de l’annuaire auquel l’Utilisateur accède.

L’Application permet aussi l’édition de fiche de travail au format PDF qui contiennent des données à caractère personnel, notamment, la signature mais aussi le nom prénom et courriel des personnes qui attestent que la prestation a bien été réalisée. Le système stocke aussi la date et l’heure, ainsi que les coordonnées GPS du lieu de signature (si le périphérique utilisé a permis de mémoriser cette information). Il est à la charge du responsable de traitement d’informer ces personnes de leurs droits liés à l’application du RGPD (droit à l’oubli, de rectification, etc.). Ces fiches de travail sont conservées au sein de l’Application pendant toute la durée du contrat et pendant 30 jours suivant la rupture de celui-ci.

Informations d’utilisation. Nous collectons des informations liées à la façon dont vous utilisez les Services, y compris sur les actions que vous effectuez dans votre compte (telles que la modification de travaux, l’ajout de commentaire et pièce jointe). Ces Données nous servent à améliorer nos Services, à développer de nouveaux Services et de nouvelles fonctionnalités, et à protéger nos Utilisateurs.

Informations sur l’exploitation. Novadys est l’entreprise responsable de l’exploitation de l’Application. Novadys, est hébergeur de la solution sur une infrastructure mise à disposition dans les Datacenter Français d’OVH.

Informations sur l’appareil. Nous collectons également des informations à partir de et à propos des appareils dont vous vous servez pour accéder aux Services. Celles-ci incluent les adresses IP, le type de navigateur et l’appareil que vous utilisez, les identifiants associés à vos appareils.

Cookies et autres technologies. Nous utilisons des technologies telles que des cookies et des balises Web pour fournir de nouveaux ou améliorer nos Services. Par exemple, les cookies nous aident à mémoriser votre nom d’Utilisateur pour votre prochaine visite, à comprendre vos interactions avec nos Services et à améliorer ces derniers en fonction des renseignements recueillis.

Voici la liste des cookies techniques utilisés :

– « NOVATIMESESSID » fournit par novadys qui permet de mémoriser vos informations de connexion avec comme durée de validité la durée de la session,

– « REMEMBERME » fournit par novadys qui permet de ne pas avoir à se réidentifier même après fermeture du navigateur pendant la durée de validité du cookie soit 4 heures.

Vous pouvez paramétrer votre navigateur pour qu’il n’accepte pas les cookies, mais cela peut limiter votre capacité à utiliser nos Services.

Les catégories de données traitées dans l’applicatif sont :
– l’identifiant et le mot de passe ;
– la civilité, le nom et le prénom ;
– des éléments de type coordonnées (l’adresse de courrier électronique, téléphone) ;
– les rôles définissant les droits des Utilisateurs ;

Sont également traitées certaines informations liées à l’utilisation de l’Application :
– la date de création du compte ;
– la date de début et de fin de validité ;
– la date de la dernière connexion au service ;
– la date d’activation du compte ;
– la date de désactivation du compte ;
– la date de modification du mot de passe ;
– le nombre de fois où l’Utilisateur a modifié son compte ;
– l’historique des activités du compte;

Recherche. Les différentes recherches proposées dans l’application s’appuient sur un moteur de recherche. Ce dernier est un service dit managé proposé par une société tierce dénommée « Stackhero » basée au 1 rue de Stockholm 75008 Paris France.

Pour en savoir plus : https://www.stackhero.io

Géolocalisation. L’utilisation de la fonctionnalité de géolocalisation de l’Application nécessite le consentement préalable express de l’utilisateur à être géolocalisé. Pour cela l’Utilisateur devra activer, s’il le souhaite, la fonction de géolocalisation directement dans les réglages de son terminal mobile et/ou depuis l’application WEB et accepter que l’Application puisse y avoir recours. Cette fonctionnalité peut, à tout moment, et sans frais, être désactivée ou activée.

Grâce à l’acceptation de la fonction de géolocalisation par GPS du téléphone mobile et/ou de l’Application, l’Utilisateur permet :

– d’attester du lieu exact de signature des signataires. Ces signataires sont alertés via les différents affichages des Applications de la collecte de cette donnée, il est à la charge du responsable de traitement d’informer ces personnes de leurs droits liés à l’application du RGPD (droit à l’oubli, de rectification, etc.).

– d’attester du lieu exact de l’ajout des pièces jointes.

Les fonctions de géolocalisation s’appuient sur le service « www.geoapify.com » fournit par la société « Geoapify GmbH » basée en Allemagne.

Pour en savoir plus : https://www.geoapify.com/about-us

Envoi de SMS. La gestion des SMS dans novaRéseaux s’appuie sur un service managé et opéré par novadys dénommé « Service SMS ». Vous pouvez consulter les CGU de ce service ici : https://www.novadys.fr/cgu-service-sms.

Horodatage. La date/heure de signature des participants est enregistrée dans l’Application à des fins de traçabilité. Les signataires sont avertis via les différentes interfaces de l’Application de la collecte de cette donnée, il est à la charge du responsable de traitement d’informer ces personnes de leurs droits liés à l’application du RGPD (droit à l’oubli, de rectification, etc.).

La date/heure de l’ajout des pièces jointes est aussi enregistrée dans l’Application à des fins de traçabilité.

Marketing. Aucune donnée n’est utilisée dans un but commercial ou servant à communiquer dans le but de promouvoir d’autres produits de Novadys.

Fondements du traitement de vos données. Le traitement repose sur la base légale de l’intérêt légitime. Nous collectons les données personnelles décrites ci-dessus afin de vous fournir les Services de manière fiable et sécurisée. Si nous devons traiter vos données personnelles pour d’autres finalités, nous vous demandons votre consentement à l’avance ou exigeons que nos partenaires obtiennent ledit consentement. Novadys s’engage à œuvrer pour assurer la sécurisation et la confidentialité des données traitées sur l’Application, dans l’état de l’art.

Des mesures sont prises pour que les prestataires associés soient acteurs de cette sécurisation.

Partage des Données collectées

Nous ne vendons pas ni ne donnons, des informations, comme indiqué ci-dessous, à des annonceurs publicitaires ou à d’autres tiers.

Autres personnes travaillant pour et avec Novadys. Novadys a recours à certains tiers de confiance (par exemple, des prestataires de services d’assistance et de services informatiques) qui l’aident à assurer, améliorer, protéger et promouvoir ses Services. Ces tiers n’ont accès à vos informations que pour réaliser des tâches en notre nom et conformément à notre politique de confidentialité. Nous restons responsables du traitement de vos informations par ces tiers conformément à nos instructions. Les données collectées dans le cadre de la gestion sont à usage purement fonctionnel et ne font l’objet d’aucune communication, cession ou divulgation à des tiers.

Autres Utilisateurs. Nos Services rendent visibles des informations telles que vos nom, photo de profil, appareil et adresse e-mail à d’autres Utilisateurs, notamment dans votre profil Utilisateur et les notifications. Vous pouvez également partager vos Données avec d’autres Utilisateurs si vous le souhaitez. Si vous avez acquis un compte dans l’Application avec une adresse e-mail sur un domaine appartenant à votre employeur ou à votre organisation, nous nous réservons le droit de rendre certaines de vos informations de base (telles que votre nom, celui de votre équipe, votre photo de profil et votre adresse e-mail) visibles par d’autres Utilisateurs sur le même domaine, afin d’aider vos collaborateurs et vos administrateurs à vous trouver et à trouver votre équipe. Cette procédure vous permet de vous synchroniser avec des équipes à rejoindre, et aide les autres Utilisateurs à collaborer avec vous.

Certaines fonctionnalités vous permettent également de rendre d’autres informations accessibles à d’autres personnes.

Autres applications. Vous pouvez également autoriser des fournisseurs tiers à accéder à vos informations et à votre compte. N’oubliez pas que l’utilisation qu’ils font de vos informations est régie par leur propre politique de confidentialité et leurs propres conditions d’utilisation.

Ordre public et intérêt public. Nous pouvons divulguer vos informations à des tiers si nous estimons que cela est raisonnablement nécessaire afin de

Nous conformer aux lois, à la réglementation, aux procédures judiciaires ou aux demandes émanant des autorités ;
Protéger toute personne contre des dommages corporels graves, ou la mort ;
Lutter contre la fraude ou les atteintes portées à Novadys ou à nos Utilisateurs ;
Protéger les droits, la propriété, la sécurité ou les intérêts de Novadys ;
Exécuter une mission effectuée dans l’intérêt public.

Nous accordons une grande importance à la bonne gestion de vos Données et assumons pleinement la responsabilité de celle-ci. Nous sommes convaincus que vos Données doivent bénéficier des mêmes garanties juridiques, qu’elles soient stockées sur nos Services ou sur le disque dur de votre ordinateur personnel. Lorsque nous recevons des demandes émanant des autorités, nous les examinons et répondons à celles-ci (notamment aux demandes relevant de la sécurité nationale) concernant vos Données :

Faire preuve de transparence
Lutter contre les demandes non ciblées
Protéger tous les Utilisateurs
Fournir des Services de confiance

Modalités de la collecte de Données

Sécurité. Nous disposons d’une équipe dédiée qui assure la sécurité de vos informations et teste les vulnérabilités potentielles. En plus du chiffrement des échanges de Données et l’enregistrement des informations relatives aux accès lorsque de nouveaux appareils et applications sont associés à votre compte, nous travaillons en permanence sur de nouvelles fonctionnalités pour assurer la sécurité de vos informations.

Contrôle. Vous pouvez accéder à vos informations personnelles. Si vous souhaitez les modifier ou les supprimer, il vous suffit d’accéder à la page « Mon profil » dans l’Application. La gestion des Utilisateurs (création et suppression de compte) est assurée par le responsable de traitement. Ce dernier a la responsabilité de s’assurer de la clôture du compte lors du départ d’un Utilisateur. En aucune manière Novadys ne pourrait être tenue responsable d’une gestion défaillante du responsable de traitement qui n’accomplirait pas cette demande de fermeture d’accès. L’Utilisateur créé son propre mot de passe. Il est fortement recommandé d’utiliser un jeu enrichi de caractères (minuscules, majuscules, chiffres, signes spéciaux), d’utiliser huit caractères au moins, de ne pas utiliser prénom, nom, raison sociale de l’organisme, de changer régulièrement de mot de passe. L’Utilisateur est responsable de tous les éléments permettant l’accès sécurisé à l’Application. En aucun cas ces données ne devront être communiquées à des tiers. L’Utilisateur s’engage à informer immédiatement l’administrateur de la solution de toute utilisation non autorisée de son mot de passe ou de son compte. L’Utilisateur ne doit jamais communiquer son mot de passe de connexion à quiconque. Si cela venait à se produire, l’Utilisateur doit s’assurer du remplacement de ce dernier dans les plus brefs délais. Chaque membre Utilisateur de l’Application est conscient qu’il est également un élément capital de la sécurité et est appelé à veiller à la protection des droits d’accès qui lui ont été confiés et de signaler tout incident pouvant affecter la sécurité de l’Application et des données qui y sont hébergées. Chaque Utilisateur dispose, conformément à la législation en vigueur, d’un droit d’accès et de rectification de ses données personnelles le concernant. Ce droit permet que soient rectifiées, complétées, mises à jour, verrouillées ou effacées les données à caractère personnel qui sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées. Nous prendrons toutefois la précaution de vérifier votre identité avant de vous donner l’accès à vos données personnelles.

Conservation. Lorsque nous vous créons un compte dans l’Application, nous conservons les informations que vous stockez sur nos Services pendant toute la durée d’existence de votre compte ou aussi longtemps que cela est nécessaire pour le bon fonctionnement des Services. En cas de résiliation d’abonnement, nous supprimerons votre compte, et nous commencerons à supprimer ces informations au bout de 30 jours. Veuillez toutefois noter que : la suppression de ces informations sur nos serveurs et nos systèmes de stockage de secours peut prendre un certain temps ; et nous pouvons conserver, si nécessaire, ces informations afin de respecter nos obligations légales, de résoudre des litiges et d’appliquer nos accords.

Champ d’application

Dans le cadre de la Réglementation Générale de la Protection des Données (RGPD), nous ne pouvons conserver, traiter et transmettre vos informations à but commerciale ou à tout autre but hormis aux organismes d’état dans le cadre de procédures légales en vigueur sur le territoire Français. Des informations peuvent également être stockées localement sur les appareils que vous utilisez pour accéder aux Services.

Modifications

En cas de réorganisation, de fusion, d’acquisition ou de vente de nos biens, vos informations peuvent être transférées dans le cadre de cette opération. Nous vous préviendrons de telles opérations (en envoyant un message à l’adresse e-mail associée à votre compte, par exemple) et nous vous indiquerons les options qui vous sont alors offertes.

Evolution des conditions générales d’utilisation

Les CGU applicables sont celles en vigueur à la date de la connexion et de l’utilisation de l’Application par l’Utilisateur.

La société Novadys se réserve le droit de modifier, à tout moment, tout ou partie, des dispositions des CGU sans préavis ni information préalable des Utilisateurs afin de les adapter aux évolutions des Services, aux évolutions techniques, légales ou jurisprudentielles ou lors de la mise en place de nouvelles prestations.

Les modifications éventuellement apportées par Novadys aux CGU seront portées à la connaissance des Utilisateurs par leur simple mise en ligne. Elles sont réputées acceptées sans réserve par tout Utilisateur qui accède à l’Application postérieurement à ladite mise en ligne. Novadys invite donc tout Utilisateur à consulter régulièrement les CGU. Toutefois, dans le cas où une révision limiterait de manière conséquente vos droits, vous en serez informé directement.

Tout nouveau Service intégrant de nouvelles techniques ou nouvelles caractéristiques améliorant la qualité des Services existants seront aussi soumis aux présentes CGU, sauf disposition expresse contraire.

Vos droits concernant le contrôle et l’accès à vos informations

Vous avez le contrôle sur vos informations personnelles et la façon dont elles sont collectées, utilisées et partagées. Par exemple, vous avez le droit de :

Effacer ou supprimer une partie ou l’intégralité de vos travaux dans votre compte dans l’Application.Pour savoir comment supprimer des travaux enregistrés dans l’Application, référez-vous au manuel Utilisateur.
Modifier ou corriger vos données personnelles. Vous pouvez modifier vos données personnelles, dans l’Application dans la page dénommée « Mon profil ».
Accéder à vos données et les récupérer. Vous pouvez récupérer une copie des données personnelles que vous nous avez fournies dans le point de menu « Mon profil ».

Responsabilités

Novadys vous met à disposition un espace de stockage d’informations et de documents. Le contenu de cet espace est sous votre responsabilité. Ainsi, tout document ou information dont le contenu détient des Données à caractères pédophiles, pornographiques, violents, terroristes, qui relève de la sécurité nationale ou tout autre Données interdites par la législation en vigueur est sous votre responsabilité. Novadys ne saura être tenu pour responsable du stockage de ces Données. Novadys invite tout Utilisateur à signaler tout contenu illicite ou susceptible de revêtir des infractions. Pour nous signaler un tel contenu, nous vous invitons à contacter le responsable de traitement de la plateforme de l’Application ou son gestionnaire de compte par email en précisant le lien vers le contenu que vous estimez illicite. L’Utilisateur est seul responsable de l’exploitation, de l’utilisation et de la publication des données qu’il peut obtenir sur l’Application. Novadys ne saurait être tenue responsable des erreurs ou des omissions dans les informations diffusées par les Utilisateurs ou des problèmes techniques rencontrés sur les sites vers lesquels sont établis des liens, ou de toute interprétation des informations publiées sur ces sites ainsi que des conséquences de leur utilisation. De même, l’Utilisateur est seul responsable des modifications qu’il effectue sur son profil. Novadys ne saurait être tenue responsable des erreurs ou des omissions dans les informations que l’Utilisateur aura modifiées ou des conséquences de ses modifications.

Obligations de l’utilisateur

L’Utilisateur s’engage expressément :

– à ne pas reproduire de façon permanente ou provisoire l’Application, en tout ou partie, par tout moyen et sous toute forme ;

– à ne pas procéder à toute adaptation, modification, traduction, transcription, arrangement, compilation, décompilation, assemblage, désassemblage, transcodage, ni appliquer la rétro-ingénierie (ou « Reverse Engineering ») de tout ou partie de l’Application et/ou des Services ;

– à ne pas exporter l’Application, de fusionner tout ou partie de l’Application avec d’autres programmes informatiques ;

– à ne procéder à des courtes citations, analyses et reproductions destinées à des revues de presse ainsi qu’aux autres utilisations expressément autorisées par la loi dans les limites et conditions fixées par cette dernière et sous réserve notamment de citer le nom des auteurs et la source éditoriale

– à renoncer expressément à utiliser des logiciels ou dispositifs susceptibles de perturber le bon fonctionnement de l’Application, ni à engager d’action de nature à imposer une charge disproportionnée pour les infrastructures de Novadys ;

– à ne pas mettre en place des systèmes susceptibles de pirater l’Application en tout ou partie, ou de nature à violer les présentes CGU ;

– à informer Novadys dès la connaissance d’un acte de piratage et en particulier de toute utilisation illicite ou non contractuelle de l’Application quel que soit le mode de diffusion ;

– ne pas vendre, louer, sous-licencier ou distribuer de quelque façon que ce soit l’Application à des tiers.

Disponibilité de l’application

Novadys s’engage à faire ses meilleurs efforts pour sécuriser l’accès, la consultation et l’utilisation des Services de l’Application. L’Application est accessible 21 heures sur 24, 7 jours sur 7 sauf en cas de force majeure ou de survenance d’un évènement hors du contrôle de Novadys et sous réserve des éventuelles pannes et interventions de maintenance nécessaires au bon fonctionnement de l’Application. Les interventions de maintenance pourront être effectuées sans que les Utilisateurs aient été préalablement avertis.

Limitation de garantie

L’accès et l’utilisation de l’Application se font aux risques et périls de l’Utilisateur.
L’Application est fournie « tel quel » et « comme disponible » sans garantie quelle qu’elle soit.
Il appartient à tout Utilisateur de prendre toutes les mesures appropriées de façon à protéger ses propres données et/ ou logiciels stockés sur ses équipements informatique et téléphonique contre toute atteinte.

L’Utilisateur déclare connaître et accepter les caractéristiques et les limites du réseau Internet et, notamment les caractéristiques fonctionnelles et des performances techniques du réseau Internet ; les problèmes liés à connexion et/ou d’accès au réseau Internet et/ou aux sites web ; les problèmes liés à la disponibilité et à l’encombrement des réseaux ; les problèmes liés à la défaillance ou à la saturation des réseaux ; les problèmes liés au temps de transit, à l’accès aux informations mises en ligne, aux temps de réponse pour afficher, consulter, interroger ou autrement transférer des données ; les risques d’interruption ; l’absence de protection de certaines données contre des détournements éventuels ou piratage ; les risques de contamination par d’éventuels virus circulant sur les dits réseaux, etc. pour lesquelles la responsabilité de Novadys ne saurait être engagée.

Novadys ne peut être tenue pour responsable :

– en cas de défaut, de perte, de retard ou d’erreur de transmission de données qui sont indépendants de sa volonté ;

– de l’envoi de messages et/ou de données et à une adresse fausse, erronée ou incomplète ;
– si des données ne lui parvenaient pas, pour quelque raison que ce soit, ou si les données qu’elle reçoit étaient illisibles ou impossibles à traiter ;

– au cas où l’Utilisateur ne parvenait à accéder ou à utiliser le Site, l’Application et/ou les Services pour quelque raison que ce soit ;

– si, pour quelque raison que ce soit, la connexion devait être interrompue.

Par ailleurs, Novadys décline toute responsabilité en cas de mauvaise utilisation du terminal et/ou d’incident lié à l’utilisation du terminal lors de l’utilisation de l’Application. Novadys ne saurait en aucun cas être tenue responsable de tout dommage, de quelque nature que ce soit, causé aux Utilisateurs, à leurs terminaux, à leurs équipements informatiques et téléphoniques et aux données qui y sont stockées ni des conséquences pouvant en découler sur leur activité personnelle, professionnelle ou commerciale.

Nous contacter

Si vous résidez en France métropolitaine, vos informations personnelles sont contrôlées par Novadys. Si vous avez des questions sur l’Application, nos Services et la confidentialité, contactez notre Délégué de la Protection des Données à l’adresse dpo@novadys.fr. Si celui-ci ne parvient pas à répondre à votre question, vous pouvez contacter votre autorité de contrôle de la protection des données locales.

Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôler

Chaque Utilisateur bénéficie du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle. En France, l’autorité de contrôle compétente pour la protection des données à caractère personnelle est la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, donc le site web est disponible à cette adresse : https://www.cnil.fr .